Yhteinen ymmärrys suunnan perustana

Strategiatyön matkaoppaana toimivan Mukamas Learning Design Oy:n Vilma Mutkan mukaan hanke on edennyt suunnitelmien mukaan.

Alkuun käytettiin harkitusti aikaa määrittelyvaiheeseen: pohdittiin, mitä pitää tapahtua, jotta tavoiteltuihin asioihin päästään. Prosessista on nyt saatu rakennettua eheä ja osallistava kokonaisuus, joka jatkuu helmikuun loppuun.

Keskeistä on ollut saavuttaa yhteinen ymmärrys siitä, miksi ja millaista muutosta haetaan. Johtavana ajatuksena kulkee edelleen, että muutos tehdään oppimalla yhdessä.

Vuosi 2029 on väistämättä erilainen kuin tämä päivä, ja matkan varrella tarvitaan jatkuvaa uudelleentarkastelua, oppimista ja myös poisoppimista. Neljän vuoden strategiamatka edellyttää siis säännöllistä pysähtymistä ja asioiden pilkkomista hallittaviin osiin arjen työn rinnalla.

Strategiatyö on juurruttamista, ei jalkauttamista

Opistolla on tietoisesti luovuttu perinteisestä ylhäältä alaspäin tapahtuvasta jalkauttamisesta. Sen sijaan puhutaan juurruttamisesta, yhteisestä ymmärryksestä ja yhdessä oppimisesta.

Ero on olennainen: strategiaa ei suoriteta annettuna, vaan sitä rakennetaan yhdessä siten, että jokainen ymmärtää, miten kokonaisuus liittyy omaan työhön.

Taustalla on ajatus siitä, että ihmiset haluavat ja ansaitsevat ymmärtää, mistä strategiassa on kyse ja miten se vaikuttaa heidän arkeensa. Kun halutaan, että koko työyhteisö kulkee samaan suuntaan, jokaisen on voitava hahmottaa oma osuutensa matkasta.

Tätä kuvaa hyvin opiston visio: tulevaisuus rakennetaan yhdessä inhimillisesti ja kestävästi. Strategian yleisenä tahtotilana on edetä kohti laajempaa liiketoimintaa, mikä jäsentyy kolmeen painopisteeseen: kumppanuuksiin, kansainvälistymiseen ja osaamisen kehittämiseen.

Tiivis syksy monine kohtaamisineen

Hankkeen alkusyksyn toimenpiteet käynnistyivät yhteisellä syysstartilla, jossa henkilöstö koottiin verkossa yhteen kertaamaan, mihin kesällä päästiin ja mihin ollaan menossa. Kevyiden kesätehtävien jälkeen varsinaiset tehtävät lähtivät liikkeelle.

Ytimessä ovat oppimissopimukset eli jokaisen työntekijän yksilölliset oppimissuunnitelmat, jotka sovitetaan yhteen strategian tavoitteiden kanssa. Työ ei kuitenkaan tapahdu yksin pohtien, vaan sitä tehdään yhdessä syksyn mittaan.

Esihenkilöt ovat kokoontuneet omiin tapaamisiinsa, samoin palvelutiimi sekä koulutustiimi, joka kattaa ison osan koko henkilöstöstä. Ryhmätapaamisten välissä henkilöstö jatkaa keskusteluja pareittain esimerkiksi kahvi- ja lounashetkillä. Näin keskustelulle raivataan tilaa, jota strategian juurruttaminen väistämättä vaatii.

Syksy huipentuu lokakuun lopun kehittämispäiviin, jotka järjestetään lähitapaamisena Rovaniemellä. Tueksi on valmistettu visuaalinen strategiatiekartta, joka havainnollistaa vuositavoitteet Peräpohjolan Opiston ja Hotelli Joentalon toiminnan eri alueilla.

Kartan tarkoituksena on auttaa jokaista löytämään ne strategiset painopisteet ja kyvykkyydet, joihin jokaisen oma oppimissuunnitelma kytkeytyy. Matkan varrella käydyt keskustelut ja materiaalit tallentuvat dialogiselle Howspace-alustalle.

Esihenkilö oppimisen mahdollistajana

Yksi syksyn keskeisistä teemoista on ollut esihenkilöiden rooli. Esihenkilön näkökulmasta oppiminen on ennen muuta oppimisen mahdollistamista ja oikeanlaisten kysymysten käyttöä. Tehtävänä on sparrata ja raivata arjessa tilaa kehittämiselle niin, että oppiminen tulee näkyväksi.

Jotta esihenkilö voi tukea omaa tiimiään, hänen on itse ymmärrettävä strategia kirkkaasti: sen vuosittaiset vaiheet ja se, mitä strategiset painopisteet käytännössä pitävät sisällään. Selkeän hahmottamisen myötä esihenkilö osaa ohjata tiiminsä jäseniä heidän omista lähtökohdistaan käsin.

Jokainen henkilöstön jäsen lähtee liikkeelle omine kysymyksineen, vahvuuksineen ja tavoitteineen, ja esihenkilön tehtävä on tukea luontevan ja merkityksellisen polun löytämistä.

Oppimiskyvykkyys on koko organisaation asia

Hankkeen keskiössä on oppimiskyvykkyys, joka on kysymyksenä yksilön osaamista laajempi. Kyse on koko organisaation muutosvalmiudesta: resilienssistä, palautteesta oppimisesta ja kehittämisasenteesta ympäristössä, jossa rahoituksen reunaehdot ja kilpailutilanne muuttuvat jatkuvasti. Tällaista valmiutta harjoitellaan jatkuvasti hankkeen aikana.

Olennaista on, ettei kyvykkyys jää yksittäisten henkilöiden varaan. Jos organisaation osaaminen nojaa yhteen huippuosaajaan, se katoaa hänen mukanaan, kun hän siirtyy muualle tai jää eläkkeelle. Siksi kyvykkyys rakennetaan organisaation toimintamalleihin, rakenteisiin, dokumentaatioon, dataan, prosesseihin ja kulttuuriin.

Tähän liittyy myös poisoppiminen, joka ei ole yksilön päätös vaan koko yhteisön yhteinen sopimus luopua totutuista toimintatavoista uuden tieltä. Hyvä esimerkki oppimishalusta on se, miten ketterästi ja matalalla kynnyksellä opiston henkilöstö on ottanut tekoälyn arjen työn tueksi.

Yhtä tärkeä teema on eri tiimien välinen ristipölytys. Pienessäkin organisaatiossa käy helposti niin, että osastot työskentelevät omissa siiloissaan eivätkä täysin hahmota, mitä muut tekevät.

Peräpohjolan Opistossa yhdistyvät kiinnostavalla tavalla vapaa sivistystyö, ammatillinen koulutus ja aikuisten perusopetus sekä Joentalon ravintola-, kokous- ja hotellipalvelut. Vaikka työn sisältö vaihtelee, asiakkaan näkökulmasta kyse on yhdestä ja samasta opistosta. Siksi yhteisen tiekartan vaaliminen ja osa-alueet ylittävä vuoropuhelu ovat strategiatyön ytimessä.

Miltä onnistuminen näyttää helmikuussa 2027?

Kun hanke päättyy helmikuussa 2027, strategian juurtuminen ja tavoitteissa eteneminen näkyvät monin konkreettisin tavoin.

· Yksilölliset oppimissuunnitelmat ja yhteiset oppimisen toimintamallit ovat käynnistyneet, ja niitä seurataan.

· Strategiset kyvykkyydet on määritelty, ja niiden seuranta on vakiintumassa osaksi arkea.

· Myös kaikkia kolmea strategista painopistettä on viety eteenpäin: kumppanuuksia ja uusia toimintamalleja on kartoitettu, kansainvälistymistä on saatettu alkuun ja yhteisiä oppimisen toimintamalleja on otettu käyttöön.

Pohjimmiltaan kyse on hyvin inhimillisestä toiminnasta: pysähtymisestä asioiden äärelle ja toisten aidosta kohtaamisesta kiireen keskellä. Strategioita on helppo kirjoittaa ja visualisoida, mutta niiden taustalla oleva yhteinen ajattelu on sitä varsinaista työtä. Juuri siihen tällä strategiamatkalla on varattu aikaa.